Tài chính Kinh doanh Cập nhật thông tin & chia sẻ kiến thức
Với việc đặt ra một số quy tắc cần thiết và tổ chức một ngày của bạn, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc năng suất để hạn chế sao nhãng và giữ cho mình luôn có động lực duy trì làm việc. Đây là 8 bí quyết để giúp bạn tăng hiệu suất khi làm việc tại nhà.
Trải nghiệm làm việc tại nhà có thể là một thay đổi đáng chào đón so với việc hàng ngày đi đến văn phòng nhưng có thể có rất nhiều thách thức phải đối mặt ngay cả khi chúng ta được thoải mái tự do tại nhà. Bạn có thể trở thành kẻ thù lớn nhất của mình khi thiếu vắng trách nhiệm và thói quen hàng ngày cùng với những việc gây sao nhãng từ gia đình, bạn cùng phòng, con trẻ, thú cưng và bất cứ ai ở nhà cùng với bạn.
1. Dành ra một không gian làm việc lý tưởng
Giờ đây khi bạn làm việc tại nhà, có một không gian riêng biệt gần như là một điều xa xỉ. Một số người có thể có một phòng làm việc riêng tại nhà nhưng nhiều người, bao gồm một số trong chúng tôi tại Kingston, phải xoay xở với những gì mà chúng ta có cho dù đó là làm việc trên mặt bếp hay sử dụng một bề mặt phẳng mà chúng ta có thể tìm được để làm bàn làm việc tạm.
Cho dù bạn ở trong tình huống nào, hãy thử tìm một vị trí trong nhà và biến nơi đó thành không gian làm việc riêng. Đó có thể là phòng riêng hoặc bếp của bạn. Hoặc thậm chí có thể là phòng khách của bạn. Miễn là bạn chọn một vị trí giúp bạn tránh xa các phiền nhiễu và để bạn tập trung vào công việc của mình.
Đừng chơi khi làm việc và đừng làm việc khi chơi. Giữ một ranh giới được phân định rõ ràng giữa nơi bạn thư giãn và nơi bạn làm việc là chìa khóa để tạo ra một môi trường giúp bạn cảm thấy rằng đã đến lúc làm việc và hoàn thành mọi thứ.
Mục tiêu là tách biệt công việc và đời sống gia đình của bạn ngay cả khi bạn đang làm việc tại nhà. Vạch ra đường ranh giới giữa công việc và thư giãn bằng cách dành một không gian riêng để hoàn thành công việc sẽ giúp bạn giữ được năng suất và hạn chế sao nhãng.
2. Tổ chức và đặt ra thứ tự ưu tiên cho ngày làm việc của bạn
Khi bước vào văn phòng, có một nhịp điệu tự nhiên giúp bạn tạo ra một thói quen. Một chút chuẩn bị mà bạn thực hiện ở hậu trường để bắt đầu ngày của mình sẽ có ích trong việc phát triển một lịch trình cá nhân. Thói quen buổi sáng của bạn trước khi đi đến văn phòng cho phép bạn chuẩn bị về mặt tinh thần cho ngày làm việc của mình.
Thói quen đó đã thay đổi kể từ lúc chuyển sang làm việc tại nhà. Bạn không còn có cấu trúc mà đòi hỏi bạn phải làm những việc nhất định vào một thời điểm nhất định. Tạo ra những ranh giới đó là rất quan trọng trong việc duy trì sức khỏe tinh thần trước khi bạn trở nên kiệt sức hoặc làm việc quá sức.
Hãy thử tạo một lịch trình phân định rõ ràng giờ làm việc với cuộc sống gia đình của bạn. Nếu bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, hãy thử tối ưu hóa lịch trình của mình để bạn luôn tận dụng tối đa giờ làm việc năng suất vào buổi sáng. Nếu bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi chiều, hãy tập trung lịch trình của bạn vào buổi chiều để có được hiệu suất tốt nhất mỗi ngày.
Và cũng đừng quên nghỉ giải lao. Đặc biệt là giờ nghỉ ăn trưa. Tối đa hóa năng suất của bạn trong suốt giờ làm việc là điều quan trọng nhưng nghỉ giải lao cũng quan trọng không kém để cho cơ thể và tâm trí của bạn được nghỉ ngơi. Mặc dù làm việc tại nhà có thể mang lại cảm giác rằng mọi thứ đỡ căng thẳng hơn, nhưng bạn có thể dễ dàng làm việc quá sức, đó là lý do tại sao nghỉ ngơi hoàn toàn là rất quan trọng đối với một lịch trình làm việc lành mạnh và hiệu quả.
3. Rời khỏi “Văn phòng” vào cuối ngày
Bạn có thể có cảm giác rằng làm việc tại nhà tạo ra sự cân bằng công việc-cuộc sống tốt hơn. Vì bạn đã được thoải mái ở nhà, bạn sẽ rất dễ đắm chìm vào công việc và không bao giờ rời công việc vào cuối ngày. Hãy theo dõi thời gian và cho bản thân bạn cơ hội kết thúc một ngày và để lại công việc phía sau.
Biết rằng có vạch đích sẽ giúp bạn tối đa hóa giờ làm việc của mình để làm việc hiệu quả. Nếu bạn chỉ ngồi đó và làm việc liên tục không ngừng nghỉ, có khả năng bạn sẽ làm việc quá mức và kiệt sức mà không đạt được gì cả. Những dự án và công việc khó khăn với hạn chót cận kề sẽ lơ lửng trên đầu bạn nếu bạn không lập ra ranh giới.
Khi ở văn phòng, bạn sẽ dễ dàng được gợi nhắc rằng đã đến lúc về nhà khi mọi người sắp xếp đồ và chuẩn bị sẵn sàng rời công ty. Khi bạn ở nhà, không có lời nhắc tập thể nào cho bạn biết rằng đã kết thúc một ngày. Bạn không nhất thiết ngày nào cũng phải rời công việc tại cùng một thời điểm nhưng vạch ra ranh giới để phân định giờ làm việc và giờ ra khỏi văn phòng sẽ giúp bạn rời khỏi không gian làm việc và thả lỏng đồng thời cho bạn thời gian để chuẩn bị cho ngày hôm sau.
4. Tận dụng công cụ phù hợp
Liên lạc và cộng tác giờ đây đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi tất cả mọi người đều làm việc riêng biệt tại nhà. Nhiều người trong chúng ta sử dụng cuộc gọi video và âm thanh để giữ liên lạc với đồng nghiệp và để tổ chức các cuộc họp và điểm danh. Một số công cụ thiết yếu như bàn phím và chuột phù hợp, bộ chuyển đổi USB, màn hình, mic và tai nghe có thể rất hữu ích trong việc giúp bạn luôn làm việc hiệu quả mà không phải lo lắng về những điều nhỏ nhặt.
Ngoài chiếc máy tính xách tay, có thêm một chiếc màn hình sẽ tạo thêm không gian cho dàn máy của bạn. Bạn có thể có nhiều chương trình và ứng dụng đang mở đồng thời với nhiều cửa sổ trên màn hình để khiến mọi thứ dễ quản lý và thuận tiện hơn.
Sử dụng bàn phím có kích thước đầy đủ và chuột tăng thêm sự thoải mái khi làm việc trong những khoảng thời gian dài trước máy tính. Nghe có vẻ không hợp lý lắm nhưng sử dụng bàn phím kích cỡ đầy đủ và chuột thay vì bàn phím và bàn di chuột của máy tính xách tay có thể cải thiện hiệu suất của bạn bằng cách giúp bạn làm việc nhanh hơn và thoải mái hơn.
Ngoài ra, sử dụng tai nghe cho cuộc gọi video và âm thanh cũng tạo ra sự khác biệt. Có các loại tai nghe không dây có kết nối Bluetooth nên bạn không phải lo lắng về việc thêm dây dợ lằng nhằng. Bạn cũng không cần một chiếc mic riêng biệt vì phần lớn các loại tai nghe đều có mic đi kèm. Một số được tích hợp sẵn trong khi một số khác thì tháo rời được.
Một vài sản phẩm làm việc tại nhà yêu thích của chúng tôi gồm ổ USB mã hóa và Nucleum USB-C Hub. Ổ USB mã hóa giúp bạn truyền dữ liệu qua lại giữa các thiết bị nhanh chóng và dễ dàng; ngoài ra, thiết bị này còn mang lại khả năng bảo mật dữ liệu xuất sắc để bảo vệ thông tin của bạn. Nếu bạn thực sự phải đi đến nơi làm việc để lấy các tập tin thì hãy xem xét một chiếc USB mã hóa để giữ dữ liệu an toàn.
Nucleum là một chiếc hub đa năng. Thiết bị này cho phép sử dụng chuột, màn hình, USB và thậm chí còn cho phép điện truyền qua để sạc các thiết bị được kết nối vào hub. Khôi phục các chức năng với tất cả các phụ kiện mà bạn đã trở nên yêu thích cùng chiếc máy tính xách tay của mình, biến máy tính xách tay trở thành người bạn đồng hành hoàn hảo để tạo ra không gian làm việc tại nhà lý tưởng của bạn.
5. Liên lạc là chìa khóa
Liên lạc là thiết yếu khi nói đến làm việc tại nhà. Trao đổi với đồng nghiệp về các dự án và giữ cho họ luôn được cập nhật về các công việc và tính sẵn sàng là điều rất quan trọng để duy trì một trải nghiệm làm việc tại nhà mượt mà và dễ dàng.
Mục tiêu của làm việc từ xa là để vẫn cảm thấy kết nối mặc dù bị tách biệt với những đồng nghiệp còn lại của bạn. Có rất nhiều ứng dụng và công cụ được thiết kế để giúp bạn giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm và sử dụng công cụ phù hợp với bạn và nhóm của bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc duy trì năng suất tại nhà.
Một ví dụ, tại Kingston, họ sử dụng Asana và Microsoft Teams để giữ liên lạc và quản lý các dự án và công việc. Khi nói đến liên lạc và hỗ trợ công việc chi tiết, chúng tôi sử dụng Microsoft Teams để trò chuyện và tổ chức hội nghị video. Để quản lý, chúng tôi sử dụng Asana, một công cụ cho phép chúng tôi tải lên và chia sẻ các tập tin, phân công dự án và lên lịch hạn chót.
Chúng tôi cũng sử dụng Zoom để tổ chức các sự kiện xã hội vui nhộn như đêm chơi game và giờ hạnh phúc. Đây là một cách tuyệt vời để giữ kết nối và giao tiếp với thành viên trong nhóm trong những giờ giải lao nhằm tham gia vào các hoạt động xây dựng nhóm vui nhộn.
6. Hạn chế sao nhãng
Làm việc tại nhà chắc chắn là một trải nghiệm thoải mái hơn nhưng điều đó không có nghĩa rằng đây là môi trường làm việc lý tưởng. Sao nhãng là một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc tại nhà. Mọi thứ bạn mong đợi sau khi làm việc giờ đã dễ dàng nằm trong vòng tay. Thật khó để giữ tập trung khi làm việc nhưng còn khó hơn khi ở nhà.
Bạn có thể quan tâm đến những công việc khác trong giờ giải lao, như ném đống quần áo vào máy giặt hay ăn một chút đồ ăn vặt, nhưng hãy cẩn thận về mức độ mà bạn bị sao nhãng. Hãy tránh tham gia vào các hoạt động chiếm quá nhiều thời gian và sự tập trung.
Hẹn giờ cho giờ giải lao có thể giúp bạn không bị sao nhãng và nhắc nhở bạn khi đã đến lúc quay lại công việc. Vì đồng nghiệp của chúng ta không ở trong văn phòng để buộc chúng ta chịu trách nhiệm, một điều cần quan trọng là phải nỗ lực hơn nữa để loại bỏ sự sao nhãng.
7. Giao lưu và tương tác
Kể từ lúc làm việc tại nhà, chúng ta đã mất đi rất nhiều tương tác xã hội mà chúng ta đã quen thuộc để giúp phá vỡ sự đơn điệu của công việc và giữ chúng ta ở trong đoàn thể. Chúng ta không còn có những cuộc tán gẫu và những sự việc đặc biệt để giúp cho ngày làm việc của chúng ta cảm thấy bớt tẻ nhạt hơn và đẩy nhanh sự kết thúc của một ngày làm việc.
Để vượt qua khoảng cách, hãy trò chuyện với đồng nghiệp qua các ứng dụng nhắn tin như Slack và Microsoft Teams hoặc qua các chương trình hội nghị video như Skype hoặc Zoom. Một chút tương tác và gặp gỡ trên mạng xã hội có thể giúp bạn cảm thấy đỡ cô đơn và biệt lập hơn. Hãy giữ liên lạc với đồng nghiệp và duy trì mối quan hệ xã hội lành mạnh với nhóm của bạn.
Tất cả những điều này không nhất thiết phải áp dụng chỉ cho đồng nghiệp. Có thể bạn không thể gặp gỡ nhau ở ngoài đời nhưng tổ chức một sự kiện trực tuyến để hỏi thăm bạn bè hoặc người thân là một cách tuyệt vời để giữ quan hệ xã hội và tương tác với những người khác. Ngay cả khi chúng ta ở nhà, chúng ta vẫn cần phải hướng ra ngoài, kết nối và chia sẻ cuộc sống của chúng ta với nhau.
8. Tuân thủ nguyên tắc và kỷ luật bản thân
Hãy ghi nhớ rằng cảm giác không theo khuôn khổ không hề bất thường, bạn có thể học được cách trở nên kỷ luật hơn và sẽ tận dụng, thực hành những bí kíp này. Khả năng cao là việc này sẽ mất thời gian, cũng tương tự như khi bạn thử bất kỳ điều gì mới mẻ. Hãy coi những cải thiện trên thành một nguyên tắc, bạn cần thực hiện chuyên cần: đúng và đủ giờ tự khắc sẽ chuyển hóa thành thói quen.
@ Theo Kingston